Wzory dokumentów

Specyfikacja do faktury — wzór PDF i Word

Rozpisz towary, usługi, etapy albo okresy rozliczeniowe i powiąż je z konkretną fakturą. Generator obliczy wartości kontrolne i utworzy czytelną specyfikację.

Opracował: Redakcja DobryKalkulator.pl Weryfikacja: Redakcja DobryKalkulator.pl — weryfikacja źródeł urzędowych () Stan prawny:
Podstawa prawna ↓ FAQ
Spis treści
To zwykła specyfikacja pomocnicza. Nie jest fakturą ani ustrukturyzowanym załącznikiem KSeF i nie zastępuje obowiązkowych danych faktury.
DOKUMENT KROK PO KROKU

Uzupełnij dane

Pola oznaczone gwiazdką tworzą podstawowy szkic.

1Dokument i powiązana faktura
2Wystawca i odbiorca
3Uwagi do realizacji
4Pozycje specyfikacji

Podaj nazwę, ilość, jednostkę, cenę netto i stawkę VAT. Obliczenia służą kontroli specyfikacji i nie wystawiają faktury.

Dane pozostają w tej karcie. Nie wysyłamy treści dokumentu na serwer i nie zapisujemy jej w adresie strony.

PODGLĄD NA ŻYWO

Twój dokument

Uzupełnij wymagane pola.

Kiedy użyć tego dokumentu

Użyj do rozpisania etapów usługi, dostaw, numerów seryjnych, okresów rozliczeniowych albo wielu pozycji, gdy podstawowa wizualizacja faktury nie zapewnia wygodnego opisu.

Co musi zawierać dokument
  • numer i data specyfikacji
  • numer powiązanej faktury
  • dane wystawcy i odbiorcy
  • jednoznaczne pozycje, ilości i jednostki
  • odpowiednie powiązanie z zamówieniem lub umową

Jak przygotować dokument

Dodaj pozycje, ilości, jednostki, ceny netto i stawki VAT. Podgląd oblicza sumy i tworzy pomocniczy dokument powiązany z numerem faktury.

Jak wypełnić dokument
  1. wskaż fakturę i strony transakcji
  2. dodaj wszystkie pozycje w tej samej kolejności co w dokumentach źródłowych
  3. porównaj sumy kontrolne
  4. dołącz specyfikację w uzgodniony sposób

Wymagane załączniki
  • zamówienie lub umowa
  • protokół odbioru lub wydania
  • wykaz numerów seryjnych, okresów albo etapów
  • powiązana faktura

Co zrobić po przygotowaniu dokumentu

Przenieś uzgodnione wartości do właściwej faktury. Jeśli chcesz przesyłać fakturę z integralnym załącznikiem w KSeF, sprawdź wymogi struktury oraz wcześniejszego zgłoszenia w e-Urzędzie Skarbowym.

Najczęstsze błędy
  • traktowanie specyfikacji jak samodzielnej faktury
  • brak jednoznacznego numeru faktury
  • różne sumy w fakturze i specyfikacji
  • uznanie zwykłego PDF za ustrukturyzowany załącznik KSeF

Podstawa prawna i zasady

Zwykła specyfikacja pomaga opisać rozbudowane świadczenie, ale nie zastępuje obowiązkowych elementów faktury. Ustrukturyzowany załącznik KSeF jest odrębną funkcjonalnością systemową.

FAQ

Czy specyfikacja zastępuje pozycje faktury?

Nie należy zakładać, że zwykły dokument pomocniczy zastąpi wymagane dane faktury. Sposób wykazania danych trzeba dostosować do rodzaju faktury i KSeF.

Czy wygenerowany PDF jest załącznikiem KSeF?

Nie. Załącznik KSeF jest integralnym elementem ustrukturyzowanej faktury i działa według wymogów technicznych systemu.

Czy generator wysyła fakturę?

Nie. Tworzy tylko lokalny podgląd i plik specyfikacji.

Ważne informacje i ograniczenia
  • Generator tworzy zwykły dokument pomocniczy, nie XML ani załącznik KSeF.
  • Obowiązkowe dane faktury muszą znaleźć się w prawidłowym dokumencie lub jego integralnym załączniku zgodnym z KSeF.
  • Funkcja faktury z załącznikiem w KSeF wymaga wcześniejszego zgłoszenia w e-Urzędzie Skarbowym.

Podstawy prawne i aktualizacja

Stan prawny: