Wzory dokumentów

Faktura pro forma – wzór oferty do zapłaty

Przygotuj dokument pro forma z pozycjami, kwotami, terminem płatności i rachunkiem.

Przejdź do kalkulatora

Przygotuj dokument pro forma z pozycjami, kwotami, terminem płatności i rachunkiem. Pro forma ma charakter informacyjny lub ofertowy – nie jest fakturą w rozumieniu ustawy o VAT i nie zastępuje właściwego dokumentu sprzedaży.

Opracowanie: Weryfikacja: Redakcja DobryKalkulator.pl () Stan prawny: Weryfikacja redakcyjna wskazanych źródeł i zgodności materiału.
Podstawa prawna ↓ FAQ
Spis treści

Sprzedawca

Nabywca

Dokument

Pozycje

⚠️ To wzór/generator pomocniczy, a nie porada podatkowa. Sprawdź, czy dokument zawiera wszystkie elementy wymagane przez art. 106e ustawy o VAT.

Kiedy użyć tego dokumentu

Użyj pro formy do przedstawienia warunków, kwoty do zapłaty albo danych do przedpłaty przed właściwym dokumentem sprzedaży. Nie księguj jej jak faktury VAT i nie oznaczaj jako dokumentu potwierdzającego dokonaną sprzedaż.

Co musi zawierać dokument
  • wyraźne oznaczenie „PRO FORMA”
  • dane wystawcy i odbiorcy
  • data, numer porządkowy i opis oferty
  • pozycje, ilości, ceny, stawki i podsumowanie
  • termin i sposób płatności oraz rachunek
  • warunki ważności i realizacji zamówienia

Jak przygotować dokument

Generator oblicza wartości pozycji i tworzy plik do przekazania kontrahentowi. Nie wystawia faktury w KSeF, nie prowadzi ewidencji VAT i nie rozpoznaje momentu powstania obowiązku podatkowego.

Jak wypełnić dokument
  1. oznacz dokument jednoznacznie jako pro forma
  2. sprawdź dane stron, pozycje i stawki
  3. wpisz termin ważności oraz warunki realizacji
  4. po sprzedaży lub zapłacie wystaw właściwy dokument wymagany przepisami

Wymagane załączniki
  • specyfikacja lub zamówienie
  • regulamin albo warunki oferty
  • harmonogram dostaw lub usług
  • informacja o płatności, jeśli wymaga jej proces

Co zrobić po przygotowaniu dokumentu
  1. przekaż pro formę odbiorcy
  2. monitoruj akceptację i płatność
  3. po zdarzeniu gospodarczym wystaw właściwy dokument
  4. zachowaj powiązanie z zamówieniem i fakturą

Najczęstsze błędy
  • nazywanie pro formy fakturą VAT
  • księgowanie jej jako dowodu sprzedaży
  • brak terminu ważności lub warunków
  • uznanie, że pro forma zwalnia z faktury zaliczkowej lub końcowej

Podstawa prawna i zasady

Treść oparto na oficjalnych informacjach KSeF: pro forma nie jest fakturą w rozumieniu ustawy o VAT i nie jest przesyłana do KSeF. Obowiązek podatkowy ocenia się na podstawie rzeczywistej dostawy, usługi lub zapłaty, nie samego dokumentu.

FAQ

Czy pro forma jest fakturą VAT?

Nie. Jest dokumentem informacyjnym lub ofertowym i nie stanowi faktury w rozumieniu ustawy o VAT.

Czy pro formę wysyła się do KSeF?

Nie. Oficjalne informacje KSeF wskazują, że faktur pro forma nie przesyła się do systemu.

Czy zapłata pro formy może wymagać faktury zaliczkowej?

Może. Otrzymanie całości lub części zapłaty przed dostawą lub usługą należy ocenić według zasad VAT właściwych dla transakcji.

Czy numeracja pro form musi odpowiadać fakturom?

Nie należy mieszać jej z numeracją właściwych faktur. Warto prowadzić odrębną, czytelną numerację dokumentów ofertowych.

Ważne informacje i ograniczenia
  • Pro forma nie jest fakturą VAT ani dokumentem przesyłanym do KSeF.
  • Otrzymanie zaliczki może powodować odrębne obowiązki VAT i dokumentacyjne niezależnie od wystawienia pro formy.
  • Przed użyciem sprawdź, czy transakcja wymaga faktury zaliczkowej, końcowej, paragonu lub innego dokumentu.

Podstawy prawne i aktualizacja

Stan prawny: