Kalkulator diet zagranicznych
Policz dietę, noclegi i ryczałty na podstawie czasu delegacji oraz stawek dla kraju docelowego.
Spis treści
Jak działa kalkulator
Kalkulator rozlicza zagraniczną podróż służbową z pól formularza: państwa docelowego (19 pozycji, każda z przypisaną stawką diety, limitem noclegu i walutą), daty i godziny startu oraz końca podróży, liczby noclegów, zapewnionych posiłków (śniadanie, obiad, kolacja) i ewentualnego rachunku za hotel. Z czasu podróży wyznacza pełne doby i część rozpoczętej doby (1/3, 1/2 albo cała dieta), nalicza potrącenia za posiłki, należność za noclegi (rachunek albo ryczałt liczony od limitu) oraz, po włączeniu, ryczałt na dojazdy komunikacją miejscową. Zwraca cztery kafelki: sumę w walucie kraju, przeliczenie na PLN po wpisanym kursie, dietę po potrąceniach i należność za noclegi, a w sekcjach szczegółów m.in. czas podróży w godzinach, rozliczenie dób, dni rozpoczęte, dietę bazową, potrącenia i tabelę „Razem”.
Jak liczymy (metodologia i wzory)
Czas i liczba diet
godziny = koniec − start; pełne doby = ⌊godziny/24⌋. Reszta doby: do 8 h → 1/3 diety, 8–12 h → 1/2, ponad 12 h → cała. Dieta bazowa = stawka × (pełne doby + część).
Potrącenia za posiłki
Śniadanie −15%, obiad −30%, kolacja −30% diety bazowej (łącznie maks. −75%). „Całodzienne wyżywienie” zostawia 25% diety, „Ekwiwalent na wyżywienie” zeruje ją, oba wyprzedzają pojedyncze posiłki.
Noclegi, dojazdy, suma
Rachunek: noclegi = min(koszt, limit × noce); limit wyłącza przełącznik „Limituj rachunek noclegu”. Bez rachunku: ryczałt = limit × 25% × noce (25%, wartość domyślna, można zmienić w trybie zaawansowanym). Ryczałt na dojazdy: 10% diety × dni, dni = max(1, ⌈godziny/24⌉) albo własna (10%, wartość domyślna, można zmienić w trybie zaawansowanym). Razem = dieta + noclegi + dojazdy + inne, PLN = razem × kurs (4,3000: wartość domyślna, można zmienić w trybie zaawansowanym). Bez zaokrągleń pośrednich (format: 2 miejsca, kurs 4). Koniec musi być po starcie; ujemne wartości odrzucane.
| Kraj | Dieta/doba | Limit noclegu |
|---|---|---|
| Niemcy | 49 EUR | 170 EUR |
| Francja | 55 EUR | 200 EUR |
| Hiszpania | 50 EUR | 200 EUR |
| Włochy | 53 EUR | 192 EUR |
| Holandia | 50 EUR | 150 EUR |
| Belgia | 55 EUR | 200 EUR |
| Austria | 57 EUR | 150 EUR |
| Czechy | 41 EUR | 120 EUR |
| Słowacja | 47 EUR | 132 EUR |
| Szwajcaria | 88 CHF | 220 CHF |
| Wielka Brytania | 45 GBP | 220 GBP |
| USA | 59 USD | 200 USD |
| USA – Nowy Jork | 59 USD | 350 USD |
| USA – Waszyngton | 59 USD | 300 USD |
| Norwegia | 496 NOK | 1650 NOK |
| Szwecja | 510 SEK | 2000 SEK |
| Dania | 446 DKK | 1430 DKK |
| Kanada | 71 CAD | 190 CAD |
| Państwa inne | 41 EUR | 140 EUR |
FAQ
Jak liczy się dietę zagraniczną?
Dieta bazowa = stawka kraju × (pełne doby + część za rozpoczętą dobę). Za rozpoczętą dobę: do 8 h: 1/3 diety, 8–12 h: 1/2, ponad 12 h, cała.
Ile potrąca się za posiłki w delegacji zagranicznej?
Śniadanie −15%, obiad −30%, kolacja −30% diety (łącznie maks. −75%). „Całodzienne wyżywienie” zostawia 25% diety, a „ekwiwalent na wyżywienie” zeruje ją.
Od czego zależy stawka diety zagranicznej?
Od kraju docelowego, każdemu państwu rozporządzenie przypisuje własną stawkę diety i limit noclegowy w walucie.
Założenia i ograniczenia
- Czas podróży liczony jest jednym przedziałem od startu do końca, kalkulator nie wyznacza momentów granicznych według środka transportu (dla samolotu podróż zagraniczna zaczyna się od startu z ostatniego lotniska w kraju) ani nie wydziela krajowego odcinka delegacji.
- Nie nalicza jednorazowego ryczałtu na dojazd z dworca i do dworca (równowartość jednej diety), obejmuje wyłącznie ryczałt na jazdy miejscowe, domyślnie 10% diety za każdy rozpoczęty dzień.
- Ryczałt noclegowy nalicza się zawsze, gdy nie zaznaczono rachunku, a liczba noclegów jest większa od zera, kalkulator nie sprawdza, czy pracodawca zapewnił bezpłatny nocleg (wtedy ryczałt nie przysługuje).
- Kurs waluty wpisujesz ręcznie i jest jeden dla całej podróży (domyślnie 4,3000 PLN); przy rozliczaniu zaliczki księgowość stosuje właściwy kurs średni NBP, więc kwota w PLN jest orientacyjna.
- Lista obejmuje 18 państw oraz pozycję „Państwa inne” (41 EUR diety / 140 EUR limitu); dla kraju spoza listy wpisz stawki z załącznika do rozporządzenia w trybie zaawansowanym.
- Wynik to należność według reguł rozporządzenia delegacyjnego, kalkulator nie liczy zwolnień PIT/ZUS ani opodatkowania świadczeń ponad limity i nie zastępuje rozliczenia delegacji przez kadry lub księgowość.
Źródła i aktualizacja
- Dz.U. 2023 poz. 2190: tekst jednolity rozporządzenia ws. należności z tytułu podróży służbowej, reguły przyjęte w kalkulatorze: 1/3, 1/2 i pełna dieta za rozpoczętą dobę, potrącenia 15/30/30%, ryczałt noclegowy 25% limitu, ryczałt na dojazdy 10% diety (dostęp: 10.07.2026)
- Dz.U. 2022 poz. 2302: rozporządzenie zmieniające z 25.10.2022, załącznik ze stawkami diet i limitami noclegowymi, z którego pochodzą wartości domyślne kalkulatora; tu sprawdzisz stawki dla państw spoza listy (dostęp: 10.07.2026)
- MRPiPS: Podróż służbowa, omówienie zasad naliczania diet i zwrotu kosztów w delegacji krajowej i zagranicznej (dostęp: 10.07.2026)
- NBP, tabela A kursów średnich, aktualne kursy walut do pola „Kurs waluty” (dostęp: 10.07.2026)
- Biznes.gov.pl: Wydatki związane z podróżami służbowymi przedsiębiorcy i pracownika, rozliczanie i dokumentowanie kosztów delegacji (dostęp: 10.07.2026)