Kalkulator diet i delegacji zagranicznych

Kalkulator diet zagranicznych 2026 pomaga przygotować rozliczenie jednej zagranicznej części podróży, według jednej stawki kraju docelowego. Pokazuje pełne i niepełne doby, dietę przed i po pomniejszeniu oraz osobne składniki kosztów. Wynik nie jest kwotą pozostałą do wypłaty: nie odejmujemy zaliczki ani wcześniej zwróconych wydatków.

Wbudowana tabela ma 120 kierunków, z osobnymi pozycjami m.in. dla Nowego Jorku, Waszyngtonu, Hongkongu i Tajwanu. Wyszukaj państwo i wybierz je w tabeli. Przeliczenie na PLN jest opcjonalne; sprawdź właściwą datę w tabeli NBP i wpisz kurs ręcznie. Przy zmianie waluty narzędzie usuwa poprzedni kurs.

1. Wybierz państwo docelowe. Dla kilku państw docelowych właściwy podział ustala pracodawca — narzędzie nie dzieli trasy automatycznie.
2. Wpisz początek i koniec zagranicznej części oraz offsety UTC dla tych godzin. Polskie godziny mają +1 zimą, +2 latem. Gdy podróż obejmuje zmianę czasu, offsety mogą być różne.
3. Wpisz zapewnione posiłki albo wybierz w ustawieniach jeden wariant dla całego okresu: całodzienne wyżywienie lub ekwiwalent. Nie łącz tych wariantów.
4. Wpisz liczbę uprawnionych noclegów. Przy rachunku podaj osobną kwotę za każdą noc, np. 200; 100, w walucie diety. Kwoty z innych walut wymagają wcześniejszego przeliczenia zgodnie z zasadami rozliczenia.
5. W ustawieniach dodaj uprawnione ryczałty dojazdowe i inne udokumentowane wydatki. Sprawdź właściwy kurs NBP i datę w dokumentach podróży, a następnie wpisz kurs ręcznie.
6. Naciśnij „Oblicz delegację”, sprawdź składniki i skopiuj zestawienie. „Resetuj” przywraca ustawienia początkowe.

Dla części krajowej użyj kalkulatora delegacji krajowej. Nie stosuj progów zagranicznych do podróży po Polsce.

Pełne i niepełne doby

Każde 24 godziny dają pełną dietę. Pozostały czas: do 8 godzin włącznie — 1/3 diety, ponad 8 do 12 godzin włącznie — 1/2, ponad 12 godzin — cała dieta. Dla 8:00 h stosujemy 1/3, dla 8:01 h już 1/2. Czas jest liczony z dokładnością do minuty z wpisanych godzin i offsetów UTC, niezależnie od strefy urządzenia.

Posiłki i ekwiwalent

Śniadanie pomniejsza należność o 15% pełnej dziennej stawki, obiad o 30%, kolacja o 30%; wynik nie spada poniżej zera. Przy całodziennym wyżywieniu przysługuje 25% diety ustalonej z czasu. Gdy otrzymany ekwiwalent pieniężny jest niższy od diety, § 14 ust. 4 przewiduje wyrównanie: max(0, dieta − ekwiwalent). Kalkulator obsługuje jeden spójny wariant wyżywienia w okresie; przypadki mieszane wymagają indywidualnego rozliczenia.

Limit noclegu — osobno na każdą noc

Z rachunkiem sumujemy min(koszt danej nocy, limit kraju). Nie przenosimy niewykorzystanego limitu między nocami. Przekroczenie limitu wymaga uzasadnionej zgody pracodawcy. Bez rachunku ryczałt to zasadniczo 25% limitu; nie przysługuje za przejazd ani zapewniony bezpłatny nocleg. Ręczne stawki służą odrębnym zasadom pracodawcy, nie są automatycznym potwierdzeniem ich zgodności z prawem.

Dwa różne ryczałty dojazdowe

Komunikacja miejscowa: 10% diety za każdą rozpoczętą dobę, jeżeli ryczałt przysługuje. Dworzec, lotnisko lub port: jedna dieta w miejscowości docelowej oraz w każdej innej miejscowości za granicą, w której pracownik korzystał z noclegu; połowa, gdy koszt dotyczy tylko jednej strony. Wpisz wyłącznie uprawnione miejscowości. § 17 wyłącza ryczałty m.in. przy podróży samochodem, motocyklem lub motorowerem, bezpłatnych dojazdach lub braku takich kosztów.

Przykłady do sprawdzenia

• Słowacja, 10 h bez posiłków i noclegów: 47 EUR × 1/2 = 23,50 EUR.
• Niemcy, 48 h, 2 śniadania i rachunki 200 oraz 100 EUR: dieta 98 − 14,70 = 83,30 EUR; noclegi 170 + 100 = 270 EUR; razem 353,30 EUR.
• Niemcy, 24 h, ekwiwalent 20 EUR bez dodatkowych posiłków: wyrównanie 49 − 20 = 29 EUR.

Przyciski nad wynikiem wczytują kompletne, fikcyjne dane tych przykładów. Poszczególne składniki i suma są prezentowane do dwóch miejsc po przecinku.

Kurs NBP i rozliczenie zaliczki

§ 20 przewiduje kurs średni NBP z dnia wypłacenia zaliczki do wskazanych w nim przeliczeń. Nie używaj automatycznie dzisiejszego kursu do dawnej podróży. Sprawdź datę i kurs w oficjalnej tabeli NBP, a następnie wpisz go ręcznie. Kwota PLN to suma w walucie × wpisany kurs, nie rozliczenie podatkowe.

Jak obliczyć dietę zagraniczną za niepełną dobę?

Do 8 godzin włącznie przysługuje 1/3 diety, ponad 8 do 12 godzin włącznie — 1/2, ponad 12 godzin — pełna dieta. Każde pełne 24 godziny rozlicza się oddzielnie pełną stawką.

Ile potrąca się za posiłki?

Za śniadanie 15%, obiad 30%, kolację 30% pełnej stawki dziennej. Nie oblicza się tych procentów od samej części diety za kilka godzin. Całodzienne wyżywienie pozostawia 25% diety ustalonej z czasu podróży.

Czy ekwiwalent na wyżywienie zawsze zeruje dietę?

Nie. Jeżeli ekwiwalent jest niższy od przysługującej diety, należy się wyrównanie do jej wysokości. Przykład: dieta 49 EUR, ekwiwalent 20 EUR — wyrównanie 29 EUR. Nie dodajemy już otrzymanego ekwiwalentu do wyniku ponownie.

Czy można przenosić limit noclegu między nocami?

Nie stosujemy wspólnej puli limitów. Dwa rachunki 200 i 100 EUR przy limicie 170 EUR dają 170 + 100 = 270 EUR, a nie 300 EUR. Wyższy zwrot wymaga zgody pracodawcy w uzasadnionym przypadku.

Ile wynosi ryczałt noclegowy bez rachunku?

Zasadniczo 25% limitu noclegowego danego kraju za uprawniony nocleg. Nie przysługuje za czas przejazdu ani za nocleg zapewniony bezpłatnie.

Jaki kurs NBP zastosować do delegacji zagranicznej?

Dobierz kurs do podstawy rozliczenia. § 20 rozporządzenia wskazuje kurs średni NBP z dnia wypłacenia zaliczki do przewidzianych w nim przeliczeń. Sprawdź notowanie z właściwej daty w NBP i wpisz kurs ręcznie.

Czy tabela stawek obejmuje wszystkie państwa?

Tabela obejmuje 120 kierunków, w tym wszystkie pozycje załącznika oraz odrębne pozycje z objaśnień, takie jak Hongkong, Tajwan i Gibraltar. Podstawę i datę weryfikacji podajemy w źródłach. Daty podróży nie przełączają tabel historycznych.

Czy można policzyć część krajową i kilka krajów naraz?

Nie w jednym wyniku tego narzędzia. Część krajową rozlicz odrębnie według właściwych zasad, a podział podróży między kilka państw docelowych ustal z pracodawcą. Nie dziel mechanicznie czasu przy każdej granicy.

• Podstawa: rozporządzenie dla pracowników państwowej lub samorządowej sfery budżetowej. U innych pracodawców sprawdź obowiązujące zasady i art. 77⁵ Kodeksu pracy.
• Tabela i przepisy zweryfikowane 18.09.2026. Zmiana dat podróży nie odtwarza historycznej tabeli stawek.
• Transport lądowy: przekroczenia granicy; lotniczy: start z ostatniego lotniska w Polsce i lądowanie na pierwszym w Polsce; morski: właściwe wyjście i wejście do portu polskiego (§ 12).
• Jeden kraj/stawka, waluta i spójny wariant wyżywienia. Wielokrajowe trasy, hospitalizacja i mieszane zasady wyżywienia wymagają odrębnej analizy.
• Nie naliczamy PIT/ZUS, kilometrówki, szczególnych zasad wynagrodzenia kierowców ani salda zaliczki. Kalkulator nie zatwierdza uprawnienia do świadczeń i nie zastępuje rozliczenia przez pracodawcę.

• Dz.U. 2023 poz. 2190 — tekst jednolity rozporządzenia, § 12–17 i 20 oraz załącznik stawek; weryfikacja 18.09.2026.
• MRPiPS: Podróż służbowa — zakres i zasady; dostęp 18.09.2026.
• NBP — oficjalna tabela kursów średnich; kurs wpisuje użytkownik.

Ostatnia aktualizacja: 18.09.2026