Kalkulator delegacji zagranicznej i diet 2026

Kalkulator delegacji zagranicznej 2026 oblicza dietę, noclegi, ryczałty i łączną należność w walucie państwa docelowego. Wybierasz kraj z pełnej tabeli stawek, podajesz dokładny czas podróży, liczbę zapewnionych posiłków i noclegów, a narzędzie rozlicza pełne oraz niepełne doby.

Wynik pokazuje dietę przed i po potrąceniach, należność za noclegi, dojazdy oraz sumę. Kwotę możesz przeliczyć na złote po własnym kursie albo jednym przyciskiem wstawić ostatni średni kurs z publicznego API NBP.

1. Wybierz państwo docelowe, aby ustawić właściwą dietę, walutę i limit noclegu.
2. Podaj moment rozpoczęcia i zakończenia zagranicznej części podróży.
3. Wpisz liczbę zapewnionych śniadań, obiadów i kolacji oraz liczbę noclegów.
4. Jeśli masz rachunek za hotel, zaznacz tę opcję i wpisz koszt.
5. W ustawieniach zaawansowanych wstaw kurs NBP, dodaj ryczałt na komunikację miejscową lub ręcznie zmień stawki.
6. Odczytaj podsumowanie w walucie i PLN oraz rozwiń szczegóły obliczeń.

Czas i liczba diet

godziny = koniec − start; pełne doby = ⌊godziny/24⌋. Za resztę doby do 8 godzin przysługuje 1/3 diety, za ponad 8 do 12 godzin – 1/2 diety, a za ponad 12 godzin – pełna dieta.

Potrącenia za posiłki

Każde zapewnione śniadanie zmniejsza należność o 15% pełnej stawki dziennej, obiad o 30%, a kolacja o 30%. Potrącenie nie obniża diety poniżej zera. Całodzienne wyżywienie pozostawia 25% diety ustalonej z czasu podróży.

Noclegi, dojazdy i kurs

Rachunek za nocleg jest zwracany do limitu dla kraju, chyba że zaznaczysz zgodę na przekroczenie limitu. Bez rachunku ryczałt wynosi 25% limitu za noc. Ryczałt na komunikację miejscową wynosi 10% diety za rozpoczętą dobę. Suma w PLN powstaje po przemnożeniu przez wpisany kurs; przycisk NBP pobiera ostatni opublikowany kurs średni, który należy dobrać do zasad rozliczenia konkretnej zaliczki lub podróży.

Wbudowana tabela obejmuje wszystkie państwa i kierunki wymienione w obowiązującym załączniku, w tym osobne limity dla Nowego Jorku, Waszyngtonu, Hongkongu i Tajwanu.

Jak liczy się dietę zagraniczną?

Dieta bazowa = stawka kraju × (pełne doby + część za rozpoczętą dobę). Za rozpoczętą dobę: do 8 h: 1/3 diety, 8–12 h: 1/2, ponad 12 h, cała.

Ile potrąca się za posiłki w delegacji zagranicznej?

Śniadanie −15%, obiad −30%, kolacja −30% diety (łącznie maks. −75%). „Całodzienne wyżywienie” zostawia 25% diety, a „ekwiwalent na wyżywienie” zeruje ją.

Od czego zależy stawka diety zagranicznej?

Od kraju docelowego, każdemu państwu rozporządzenie przypisuje własną stawkę diety i limit noclegowy w walucie.

Czy stawki diet zagranicznych są aktualne na 2026 rok?

Tak. Kalkulator korzysta z tabeli obowiązującej w 2026 roku, opublikowanej w tekście jednolitym rozporządzenia – Dz.U. 2023 poz. 2190. Data ostatniej weryfikacji jest widoczna pod kalkulatorem.

Od kiedy liczy się czas delegacji zagranicznej?

Przy podróży lądowej od przekroczenia granicy w drodze za granicę do jej przekroczenia w drodze powrotnej. Przy podróży lotniczej od startu z ostatniego lotniska w Polsce do lądowania na pierwszym lotnisku w kraju, a przy morskiej analogicznie według portów.

Jaki kurs waluty zastosować do delegacji zagranicznej?

Kalkulator pozwala wpisać kurs ręcznie albo pobrać ostatni średni kurs NBP. Rozporządzenie wskazuje kurs średni z dnia wypłaty zaliczki przy jej wypłacie lub rozliczaniu w złotych, dlatego zawsze dopasuj datę kursu do dokumentów i zasad księgowych konkretnej podróży.

Ile wynosi ryczałt za nocleg za granicą bez rachunku?

Ryczałt wynosi 25% limitu noclegowego przypisanego do państwa za każdy należny nocleg. Nie przysługuje za czas przejazdu ani wtedy, gdy zapewniono bezpłatny nocleg.

Czy kalkulator obejmuje wszystkie państwa?

Tak. Lista i wyszukiwarka obejmują wszystkie pozycje z tabeli rozporządzenia oraz osobne kierunki wskazane w jej objaśnieniach, między innymi Gibraltar, Hongkong i Tajwan.

• Czas podróży jest jednym przedziałem wpisanym przez użytkownika. Dla transportu lądowego zagraniczna część trwa od przekroczenia granicy, dla lotniczego od startu z ostatniego lotniska w kraju do lądowania na pierwszym lotnisku w kraju, a dla morskiego między właściwymi portami.
• Kalkulator obejmuje ryczałt na komunikację miejscową, ale nie nalicza osobno ryczałtu na dojazd z i do dworca, lotniska lub portu.
• Nie zaznaczaj noclegu, jeśli pracodawca lub strona zagraniczna zapewnili go bezpłatnie. Ryczałt bez rachunku nie przysługuje za czas przejazdu.
• Przycisk NBP pobiera ostatni dostępny kurs średni. Przy rozliczeniu zaliczki właściwy może być kurs z dnia jej wypłaty; wynik w PLN należy dopasować do dokumentów konkretnej podróży.
• Stawki dotyczą pracowników sfery budżetowej i są punktem odniesienia dla pozostałych pracodawców. Narzędzie nie oblicza PIT, ZUS ani świadczeń ponad ustawowe limity.
• Wynik ma charakter informacyjny i nie zastępuje rozliczenia przez kadry lub księgowość.

• Dz.U. 2023 poz. 2190: tekst jednolity rozporządzenia dotyczącego podróży służbowej, zasady czasu, diet, posiłków, noclegów i pełna tabela stawek (dostęp: 05.09.2026)
• MRPiPS: Podróż służbowa, aktualne omówienie delegacji krajowych i zagranicznych (dostęp: 05.09.2026)
• NBP Web API, publiczne aktualne i archiwalne kursy średnie walut (dostęp: 05.09.2026)
• Narodowy Bank Polski: kursy walut (dostęp: 05.09.2026)

Ostatnia aktualizacja: 05.09.2026