Kalkulator delegacji krajowej
Oszacuj dietę, noclegi, dojazdy i zwrot przejazdów dla podróży służbowej na terenie Polski.
Spis treści
Jak działa kalkulator
Kalkulator wylicza kwotę do rozliczenia krajowej podróży służbowej z pięciu składników: diety, ryczałtu za dojazdy miejscowe, noclegów, zwrotu przejazdów i innych wydatków. Wpisujesz łączny czas podróży w godzinach, liczbę zapewnionych bezpłatnie śniadań, obiadów i kolacji, sposób rozliczenia noclegu (brak / faktura / ryczałt) z liczbą nocy oraz środek transportu, sumę za bilety albo dystans w km dla kilometrówki.
W wynikach dostajesz cztery kafelki: Łączna należność, Dieta po potrąceniach (z podstawą i kwotą potrąceń za posiłki), Zwrot przejazdów oraz Noclegi i dojazdy (nocleg + ryczałt dojazdów). Sekcja „Szczegóły wyliczeń” rozbija czas na pełne doby i resztę godzin oraz pokazuje każdy składnik osobno, a „Stawki i limity”, dokładne wartości użyte w obliczeniu.
Jak liczymy (metodologia i wzory)
Dieta
Czas podróży jest dzielony na doby: pełne doby = ⌊godziny ÷ 24⌋, reszta = godziny − 24 × pełne doby. Za niepełną dobę: reszta ≥ 12 h → pełna dieta (1), od 8 do mniej niż 12 h → pół diety (0,5), poniżej 8 h → 0. Stąd podstawa diety = dni diety × 45 zł, stawka 45 zł to wartość domyślna, można zmienić w trybie zaawansowanym.
Potrącenie za bezpłatne posiłki: (śniadania × 25% + obiady × 50% + kolacje × 25%) × stawka diety, procenty to wartości domyślne, można je zmienić w trybie zaawansowanym. Potrącenie jest ucinane do wysokości podstawy: dieta po potrąceniach = max(0; podstawa − potrącenie). Gdy liczba posiłków któregokolwiek rodzaju (śniadań, obiadów lub kolacji) przekracza 3 × rozpoczęte doby, kalkulator zgłasza błąd zamiast wyniku.
Noclegi i dojazdy miejscowe
Ryczałt za nocleg: noce × 67,50 zł (150% diety; wartość domyślna, można zmienić w trybie zaawansowanym). Nocleg z faktury: zwrot = min(koszt z faktur; noce × 900 zł), limit 900 zł/noc (20-krotność diety) to wartość domyślna, można ją zmienić lub wyłączyć przełącznikiem „Pozwól przekroczyć limit noclegu”; nadwyżka ponad limit jest pokazywana w wierszu „Limit przekroczony”. Ryczałt za dojazdy miejscowe, naliczany tylko przy włączonym przełączniku „Ryczałt na dojazdy miejscowe”: doby × 9 zł (20% diety; wartość domyślna, można zmienić w trybie zaawansowanym). W trybie automatycznym liczba dób = rozpoczęte doby podróży (pełne doby + 1, gdy reszta > 0); można ją też podać ręcznie.
Przejazdy
Dla opcji „bilety / opłaty” zwrotem jest wpisana kwota. Dla pojazdu prywatnego: zwrot = km × stawka. Stawka jest dobierana automatycznie według klasy pojazdu albo wpisywana ręcznie w trybie zaawansowanym (domyślnie 1,15 zł/km):
| Klasa pojazdu | Stawka domyślna |
|---|---|
| Samochód > 900 cm³ | 1,15 zł/km |
| Samochód ≤ 900 cm³ | 0,89 zł/km |
| Motocykl | 0,69 zł/km |
| Motorower | 0,42 zł/km |
Suma i zaokrąglanie
Łączna należność = dieta po potrąceniach + ryczałt dojazdów + noclegi + przejazdy + inne wydatki. Suma jest liczona z wartości dokładnych, a dopiero potem każda pozycja (składniki i suma) jest zaokrąglana, do 1 grosza (domyślnie) albo do 1 zł, do wyboru w trybie zaawansowanym.
FAQ
Ile wynosi dieta za delegację krajową?
Domyślnie 45 zł za dobę. Za pełne doby liczy się całą dietę, a za rozpoczętą: od 8 do 12 h, połowę, powyżej 12 h, całą; poniżej 8 h dieta nie przysługuje.
Jak potrąca się za bezpłatne posiłki w delegacji?
Od diety odejmuje się: śniadanie 25%, obiad 50%, kolację 25% stawki, jeśli pracodawca zapewnił wyżywienie.
Co obejmuje rozliczenie delegacji krajowej?
Dietę, zwrot noclegów (z faktury lub ryczałt), zwrot przejazdów (bilety lub kilometrówka) oraz dojazdy miejscowe.
Założenia i ograniczenia
- Wynik jest szacunkiem, ostateczne rozliczenie zależy od regulaminu pracodawcy, przedstawionych dokumentów i decyzji osoby rozliczającej.
- Czas podróży podajesz jako jedną łączną liczbę godzin; kalkulator nie wylicza go z dat i godzin wyjazdu/powrotu ani nie obsługuje kilku odcinków podróży rozliczanych osobno.
- Kalkulator nie sprawdza warunków nabycia prawa do ryczałtu noclegowego (np. wymogu, by nocleg trwał co najmniej 6 godzin między 21:00 a 7:00), nalicza ryczałt za każdą wpisaną noc.
- Włączony ryczałt za dojazdy miejscowe jest naliczany za każdą rozpoczętą dobę; kalkulator nie weryfikuje, czy koszty komunikacji miejscowej rzeczywiście wystąpiły (jeśli nie, ryczałt nie przysługuje).
- Stawki (dieta 45 zł, ryczałt noclegowy 67,50 zł, ryczałt dojazdowy 9 zł, limit 900 zł, stawki za km) to wartości domyślne przyjęte w kalkulatorze, pracodawcy spoza sfery budżetowej mogą stosować inne; aktualne minima sprawdzisz w rozporządzeniach podanych w źródłach.
- Kalkulator nie liczy skutków podatkowych ani składkowych nadwyżek ponad limity, nie rozlicza zaliczek i nie nalicza odsetek za opóźnioną wypłatę należności.
Źródła i aktualizacja
- Rozporządzenie MPiPS z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności z tytułu podróży służbowej (Dz.U. 2013 poz. 167), zasady naliczania diety (progi 8/12 h), potrąceń za posiłki (25/50/25%), ryczałtów za nocleg i dojazdy oraz limitu noclegowego (dostęp: 10.07.2026)
- Rozporządzenie MRiPS z 25 października 2022 r. zmieniające rozporządzenie ws. należności z tytułu podróży służbowej (Dz.U. 2022 poz. 2302), podniesienie diety krajowej do 45 zł od 1 stycznia 2023 r.; źródło domyślnej stawki diety w kalkulatorze (dostęp: 10.07.2026)
- Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. ws. zwrotu kosztów używania pojazdów prywatnych do celów służbowych (Dz.U. 2002 nr 27 poz. 271), zasady kilometrówki (dostęp: 10.07.2026)
- Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z 22 grudnia 2022 r. zmieniające rozporządzenie ws. kilometrówki (Dz.U. 2023 poz. 5), maksymalne stawki za kilometr (1,15 / 0,89 / 0,69 / 0,42 zł), na których oparto stawki domyślne kalkulatora (dostęp: 10.07.2026)