Kalkulator kosztów podróży służbowej
Zsumuj koszty podróży służbowej, poniesione wydatki, otrzymaną zaliczkę i zwrot od pracodawcy.
Przejdź do kalkulatoraZsumuj koszty podróży służbowej, poniesione wydatki, otrzymaną zaliczkę i zwrot od pracodawcy. Dietę krajową lub zagraniczną obliczysz w dedykowanych kalkulatorach.
Spis treści
Wynik
Podsumowanie kosztów i zwrotów.
Rozbicie kosztów
Zwrot i saldo
Scenariusze budżetu
| Wariant | Koszt całkowity | Zwrot firmy |
|---|---|---|
| Oszczędny | – | – |
| Standard | – | – |
| Premium | – | – |
Jak działa kalkulator
Kalkulator rozlicza krajową podróż służbową end-to-end: dieta za czas podróży (z potrąceniami za zapewnione posiłki), przejazdy (bilety albo kilometrówka autem prywatnym), noclegi (faktura z limitem albo ryczałt) i wydatki dodatkowe. Wynik pokazuje kwotę do wypłaty pracownikowi z rozbiciem na składniki, przydatny i dla pracownika, i dla rozliczającego.
Jak liczymy (metodologia i wzory)
Dieta liczona jest według reguł rozporządzenia: pełne doby × stawka + część za dobę rozpoczętą (do 8 h, połowa diety przy podróżach wielodobowych; progi 8/12 h w podróżach jednodniowych), z potrąceniami za bezpłatne posiłki (śniadanie 25%, obiad 50%, kolacja 25% stawki). Kilometrówka to dystans × stawka za km (stawka edytowalna, maksima ustawowe zależą od pojemności silnika). Nocleg z faktury zwracany jest do limitu (domyślnie 20-krotność diety za dobę), ryczałt = 150% diety za nocleg; ryczałt na dojazdy miejscowe to 20% diety za dobę. Wszystkie stawki można nadpisać, kalkulator pokazuje, które składniki weszły do sumy.
FAQ
Co obejmuje rozliczenie podróży służbowej?
Dietę (z potrąceniami za posiłki), zwrot noclegów (faktura lub ryczałt), kilometrówkę lub bilety oraz saldo między zaliczką a należnym zwrotem.
Ile potrąca się za posiłki w podróży służbowej?
Od diety: śniadanie 25%, obiad 50%, kolacja 25% stawki, jeśli pracodawca zapewnił dany posiłek.
Jak liczy się dietę za niepełną dobę?
W podróży jednodniowej: od 8 do 12 h, połowa diety, powyżej 12 h, cała; w wielodobowej za rozpoczętą dobę do 8 h przysługuje połowa diety.
Założenia i ograniczenia
- Stawki domyślne odpowiadają rozporządzeniu MPiPS o podróżach służbowych, pracodawcy prywatni mogą mieć własne (nie niższe niż minima) w regulaminie.
- Kalkulator nie rozlicza diet zagranicznych (osobny kalkulator) ani skutków podatkowych nadwyżek ponad limity.
- Warunki ryczałtu noclegowego (nocleg min. 6 h między 21:00 a 7:00) musisz zweryfikować sam.
Źródła i aktualizacja
- Rozporządzenie MPiPS ws. należności z tytułu podróży służbowej (Dz.U. 2013 poz. 167), diety, ryczałty, limity noclegowe (dostęp: 10.07.2026)
- Rozporządzenie ws. kilometrówki (Dz.U. 2002 nr 27 poz. 271), zwrot za pojazdy prywatne (dostęp: 10.07.2026)