Regulamin pracy zdalnej — wzór i przykłady

Warszawa, 11.09.2026

Przykładowe Biuro sp. z o.o., ul. Przykładowa 10, 00-001 Warszawa

Regulamin pracy zdalnej — projekt

PROJEKT DO PRZEGLĄDU I KONSULTACJI — nie potwierdza ustalenia ani wejścia w życie.

Osoba uprawniona: Anna Przykładowa; Prezes zarządu — uprawnienie do czynności z zakresu prawa pracy

§ 1. Zakres

Pracodawca: Przykładowe Biuro sp. z o.o., ul. Przykładowa 10, 00-001 Warszawa. Regulamin dotyczy pracowników wskazanych poniżej i nie zastępuje indywidualnego uzgodnienia pracy zdalnej.

Pracownicy administracyjni, księgowi i analitycy; wyłącznie zadania możliwe do bezpiecznego wykonania poza zakładem.

Praca zdalna nie obejmuje prac wyłączonych przez art. 67³¹ § 4 k.p., w szczególności szczególnie niebezpiecznych i stwarzających określone zagrożenia chemiczne, biologiczne lub fizyczne.

§ 2. Ustalenie zasad

Tryb: Brak organizacji związkowych — konsultacje z przedstawicielami. Projekt do konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w przyjętym trybie. Przewidziano spotkanie i zebranie uwag przed ustaleniem treści.

§ 3. Uzgodnienie pracy

Model: Hybrydowy. Do dwóch dni tygodniowo po uzgodnieniu grafiku z przełożonym. Miejsce wskazuje pracownik; wymaga każdorazowego uzgodnienia.

Wnioski i uzgodnienia w systemie kadrowym lub służbowym e-mailem; rozpatruje bezpośredni przełożony działający z upoważnienia pracodawcy.

Miejsce wskazuje pracownik i każdorazowo uzgadnia je z pracodawcą. Praca zdalna nie jest automatycznym uprawnieniem do pracy z dowolnego miejsca.

Wnioski pracowników szczególnie uprawnionych rozpatruje się zgodnie z art. 67¹⁹ § 6 k.p.; odmowa wymaga ustawowej podstawy i przekazania przyczyny w ciągu 7 dni roboczych.

Przy pracy zdalnej uzgodnionej w trakcie zatrudnienia żądanie przywrócenia poprzednich warunków rozpatruje się według art. 67²² k.p., z terminem uzgodnionym nie dłuższym niż 30 dni i ustawowymi ograniczeniami wobec uprawnionych grup.

§ 4. Czas i komunikacja

Kontakt służbowym telefonem i komunikatorem w godzinach wynikających z obowiązującego rozkładu. Obecność potwierdzana w systemie ewidencji; nie ma stałego obowiązku dostępności poza pracą.

Praca zdalna nie zmienia norm czasu pracy, prawa do odpoczynku, przerw ani reguł zlecania i rozliczania nadgodzin. Awaria nie oznacza automatycznie urlopu.

§ 5. Materiały i narzędzia

Laptop, monitor, klawiatura, mysz i wymagane licencje wydawane protokołem; materiały biurowe zapewnia pracodawca.

Dział IT instaluje i aktualizuje oprogramowanie, prowadzi ewidencję urządzeń i organizuje serwis na koszt pracodawcy. Pracownik zgłasza awarię w systemie zgłoszeń; nie instaluje samodzielnie niezatwierdzonego oprogramowania.

§ 6. Rozliczanie kosztów

Ryczałt miesięczny liczony według przewidywanych godzin pracy zdalnej, mocy sprzętu, udokumentowanej ceny energii oraz uzasadnionego udziału kosztu internetu. Przegląd co kwartał i przy zmianie cen lub wymiaru pracy; rozliczenie proporcjonalnie do uzgodnionego zakresu.

Pomocnicza kalkulacja miesięcznego ryczałtu: Energia: 7,68 zł; internet: 15,00 zł; razem: 22,68 zł miesięcznie. Obliczenie według wpisanych parametrów; ekwiwalent za własny sprzęt jest odrębny.. Kwota wymaga uzasadnienia danymi źródłowymi i dostosowania do rzeczywistego wymiaru pracy.

Z wypłatą wynagrodzenia za dany miesiąc, na podstawie zatwierdzonego zestawienia, najpóźniej do 10. dnia następnego miesiąca.

Inne uprzednio uzgodnione koszty bezpośrednio związane z pracą zdalną zwracane po przedstawieniu dokumentu. Pracodawca zapewnia szkolenia i pomoc techniczną.

Pracodawca pokrywa niezbędne koszty energii i telekomunikacji oraz zapewnia instalację, serwis, konserwację i pomoc techniczną albo właściwe pokrycie kosztów. Własny sprzęt używany za zgodą podlega ustaleniu ekwiwalentu. Ryczałt ma odpowiadać przewidywanym kosztom, nie jest dowolnym dodatkiem.

§ 7. Kontrola

Przełożony kontroluje wykonanie zadań według uzgodnionych rezultatów. Kontrola w miejscu pracy zdalnej następuje w porozumieniu z pracownikiem, w jego godzinach pracy, z poszanowaniem prywatności domowników i bez utrudniania korzystania z mieszkania.

Kontrola BHP i ochrony informacji odbywa się w porozumieniu z pracownikiem, w miejscu i godzinach pracy zdalnej, z poszanowaniem prywatności. W razie stwierdzenia uchybień pracodawca stosuje czynności przewidziane w art. 67²⁸ k.p.; kontrola nie upoważnia do nieograniczonej obserwacji domu.

§ 8. BHP i dane

Przed dopuszczeniem: ocena ryzyka dla stanowiska, informacja o ergonomii, bezpiecznej pracy, zakończeniu pracy i postępowaniu awaryjnym; wymagane oświadczenia pracownika o zapoznaniu się i bezpiecznych warunkach. Wypadek zgłasza się niezwłocznie przełożonemu; dalsze czynności prowadzi właściwy zespół.

Służbowy sprzęt, zatwierdzone połączenia i MFA; blokada ekranu, ochrona dokumentów przed domownikami, zakaz prywatnej chmury. Incydenty zgłaszane niezwłocznie do IT i osoby odpowiedzialnej za ochronę danych. Kontrolę zgodności prowadzi upoważniona osoba w uzgodnieniu z pracownikiem.

Pracownik potwierdza zapoznanie się z oceną ryzyka i informacją BHP, zobowiązuje się do przestrzegania zasad oraz oświadcza zapewnienie bezpiecznych warunków w uzgodnionym miejscu. Pracodawca przygotowuje wymagane materiały przed dopuszczeniem.

§ 9. Praca okazjonalna

Praca okazjonalna następuje na wniosek pracownika, do 24 dni w roku kalendarzowym. Nie stosuje się do niej m.in. art. 67¹⁹–67²⁴ k.p.; powyższe zasady obowiązkowego ryczałtu nie są automatycznie na nią rozciągane. Zasady kontroli ustala się z pracownikiem, a wymagania BHP stosuje w ustawowym zakresie.

§ 10. Udostępnienie i dokumenty

Podanie do wiadomości: 15.09.2026. Planowana data wejścia w życie: 01.10.2026. Intranet i wiadomość służbowa; potwierdzenie zapoznania przed rozpoczęciem pracy zdalnej.

Nie ogranicza się równego traktowania ani dostępu do zakładu, szkoleń i świadczeń na zasadach przewidzianych prawem.

1. Ocena ryzyka i informacja BHP — opracowanie właściwych osób przed dopuszczeniem.
2. Procedura ochrony danych.
3. Wzory oświadczeń i protokołu powierzenia.
4. Zasady rozliczania kosztów z danymi źródłowymi.

Podpis osoby sporządzającej / uprawnionej

Anna Przykładowa

........................................