Regulamin pracy — wzór dla biura i przykłady

Warszawa, 11.09.2026

Przykładowe Biuro sp. z o.o., ul. Przykładowa 10, 00-001 Warszawa

Regulamin pracy — projekt

PROJEKT DO PRZEGLĄDU I KONSULTACJI — nie potwierdza ustalenia ani wejścia w życie.

Osoba uprawniona: Anna Przykładowa; Prezes zarządu — czynności z zakresu prawa pracy

§ 1. Zakres i podstawa

Pracodawca: Przykładowe Biuro sp. z o.o., ul. Przykładowa 10, 00-001 Warszawa. Regulamin określa organizację i porządek pracy oraz związane z nimi prawa i obowiązki. Postanowienia mniej korzystne niż przepisy prawa nie zastępują tych przepisów.

Biuro przy ul. Przykładowej 10; dorośli pracownicy administracyjni, bez pracy zmianowej, szczególnie niebezpiecznej i zatrudnienia młodocianych.

Tryb ustalenia: Brak organizacji — ustala pracodawca. Brak zakładowej organizacji związkowej; projekt przygotowany przez pracodawcę do przeglądu kadrowego i BHP.

§ 2. Organizacja i wyposażenie

Polecenia wydaje przełożony w granicach prawa i umowy. Wejście kartą imienną; pobyt po godzinach wymaga zgody przełożonego i ewidencji. Goście wyłącznie pod opieką pracownika.

Pracodawca zapewnia komputer, wyposażenie ergonomiczne, materiały, środki higieny i niezbędne środki ochrony wynikające z oceny ryzyka. Powierzenie i zwrot dokumentuje protokół.

Pracownicy przestrzegają zgodnych z prawem poleceń, chronią mienie i informacje oraz współdziałają w zapewnieniu bezpieczeństwa. Pracodawca organizuje pracę, zapewnia narzędzia i przeciwdziała naruszeniom praw pracowniczych.

§ 3. Czas pracy

Obowiązuje podstawowy system czasu pracy: co do zasady 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu, w jednomiesięcznym okresie rozliczeniowym. Zwykły rozkład: poniedziałek–piątek, 08:00–16:00, z uwzględnieniem świąt i prawidłowego wymiaru czasu pracy.

Dla niepełnego etatu rozkład ustala się indywidualnie zgodnie z umową i przepisami. Szczególne normy ochronne mają pierwszeństwo. Rozkład przekazuje się w ustawowym terminie, jeżeli jest wymagany.

Pracownikowi zapewnia się co do zasady co najmniej 11 godzin odpoczynku dobowego i 35 godzin tygodniowego, z ustawowymi wyjątkami. Nadgodziny zleca i rozlicza się zgodnie z prawem; regulamin nie ustanawia nieodpłatnej dyspozycyjności.

Przy dobowym wymiarze co najmniej 6 godzin przysługuje co najmniej 15 minut przerwy wliczanej do czasu pracy; przy wymiarze dłuższym niż 9 i 16 godzin — dalsze ustawowe przerwy. Szczególne przerwy, w tym związane z karmieniem i pracą przy monitorze, stosuje się zgodnie z przepisami.

Pora nocna: 22:00–06:00. Wyznaczenie pory nocnej nie znosi zakazów pracy nocnej dla grup chronionych.

§ 4. Wynagrodzenie

Wynagrodzenie wypłaca się raz w miesiącu, z dołu, do 10. dnia następnego miesiąca. Jeżeli ustalony dzień jest wolny od pracy, wypłata następuje w dniu poprzedzającym.

Przelew na rachunek wskazany przez pracownika; przy skutecznym wniosku o wypłatę do rąk własnych — kasa pracodawcy, ul. Przykładowa 10, w godz. 10:00–14:00.

Potrącenia, terminy i kolejność świadczeń podlegają przepisom prawa. Regulamin nie stanowi zgody na potrącanie dowolnych należności.

§ 5. Obecność i nieobecności

Rozpoczęcie i zakończenie pracy rejestrowane w systemie kadrowym; błędy zgłaszane przełożonemu tego samego dnia. Ewidencję czasu pracy prowadzi pracodawca.

O przyczynie i przewidywanym okresie nieobecności pracownik zawiadamia niezwłocznie przełożonego telefonicznie lub e-mailem, nie później niż w drugim dniu nieobecności, chyba że szczególne okoliczności usprawiedliwiają opóźnienie. Dokumenty przekazuje zgodnie z przepisami.

Urlopy udzielane są zgodnie z przepisami i uzgodnieniami organizacyjnymi; złożenie wniosku co do zasady nie oznacza udzielenia urlopu. Ustawowe uprawnienia do zwolnień pozostają zachowane.

§ 6. BHP i ochrona przeciwpożarowa

Przed dopuszczeniem wymagane badania i szkolenia stosownie do przepisów. Przełożony zapoznaje z ryzykiem i instrukcjami; potwierdzenie dokumentowane. Wypadek, awarię i zagrożenie zgłasza się niezwłocznie; w razie bezpośredniego zagrożenia stosuje się ustawowe prawo powstrzymania od pracy.

Alarmowanie 112 i osoby kierującej ewakuacją. Wyjścia i drogi ewakuacyjne pozostają drożne; pracownicy zapoznają się z instrukcją pożarową i lokalizacją sprzętu. Punkt zbiórki: oznaczone miejsce na dziedzińcu.

Nie dopuszcza się do pracy osoby bez wymaganych kwalifikacji, umiejętności, przeszkolenia i właściwych orzeczeń lekarskich. Pracodawca dokumentuje poinformowanie o ryzyku zawodowym.

§ 7. Grupy chronione i wykazy

Na stanowiskach biurowych kobietom w ciąży nie powierza się ręcznego podnoszenia i przenoszenia przedmiotów o masie przekraczającej 3 kg ani pracy stojącej ponad dopuszczalne limity. Praca przy monitorach: łącznie do 8 godzin na dobę, jednorazowo do 50 minut, następnie co najmniej 10 minut przerwy wliczanej do czasu pracy. Szczegółowy wykaz dla rzeczywistych czynności obejmuje też pozostałe zagrożenia z rozporządzenia z 03.04.2017 r.; pracodawca dostosowuje pracę według oceny ryzyka.

Nie zatrudnia się pracowników młodocianych; brak stanowisk przygotowania zawodowego i prac lekkich dla młodocianych. Ich zatrudnienie wymaga uprzedniego opracowania właściwych wykazów, uzgodnień i zmiany regulaminu.

Przy zmianie stanowisk lub zatrudnianiu grup objętych szczególną ochroną należy uprzednio dostosować wykazy i organizację. Stosuje się szczególne normy czasu pracy oraz zakazy wynikające z przepisów, w tym dotyczące ciąży i niepełnosprawności.

§ 8. Odpowiedzialność porządkowa

Za naruszenia określone w art. 108 k.p. można stosować upomnienie lub naganę, a karę pieniężną tylko za przypadki przewidziane w tym przepisie. Nie stosuje się kar automatycznie.

Karę można zastosować dopiero po wysłuchaniu pracownika, nie później niż po upływie 2 tygodni od powzięcia wiadomości o naruszeniu i 3 miesięcy od naruszenia, z uwzględnieniem ustawowego zawieszenia terminu. Zawiadomienie na piśmie wskazuje naruszenie, datę i pouczenie o sprzeciwie.

Pracownik może wnieść sprzeciw w ciągu 7 dni od zawiadomienia. Brak odrzucenia sprzeciwu w ciągu 14 dni oznacza uwzględnienie. Po odrzuceniu pracownik może w ustawowym terminie 14 dni wystąpić do sądu pracy. Wysokość i limity kar oraz zatarcie stosuje się zgodnie z art. 108–113 k.p.

§ 9. Poszanowanie praw

Zgłoszenia naruszeń godności, nierównego traktowania i mobbingu przyjmuje osoba ds. kadr lub członek zarządu nieobjęty zgłoszeniem. Sprawę rozpatruje się bezstronnie, z ochroną poufności i przed odwetem; procedura dostępna w intranecie. Szkolenie przy przyjęciu i corocznie, przegląd skuteczności co pół roku.

Postępowanie wyjaśniające nie ogranicza prawa do skargi do właściwych organów ani ochrony sądowej. Nie wprowadza się tym regulaminem monitoringu ani prewencyjnej kontroli trzeźwości; wymagałyby one odrębnego opracowania i spełnienia ustawowych warunków.

§ 10. Wejście w życie

Treść podaje się do wiadomości 15.09.2026. Wejście w życie: 01.10.2026, nie wcześniej niż po upływie dwóch tygodni od ogłoszenia.

Intranet i tablica ogłoszeń. Każdy pracownik zapoznaje się z treścią przed dopuszczeniem do pracy; potwierdzenie trafia do dokumentacji.

1. Wykaz prac i ograniczeń dla grup chronionych dostosowany do stanowisk.
2. Instrukcje BHP, oceny ryzyka i instrukcja przeciwpożarowa.
3. Procedura zgłoszeń i przeciwdziałania naruszeniom.

Podpis osoby sporządzającej / uprawnionej

Anna Przykładowa

........................................